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展覽策劃
來(lái)源:青海環(huán)球國際旅行社有限公司  發(fā)布時(shí)間:2015/12/11 17:43:47  點(diǎn)擊次數:1965

  展覽會(huì )以其獨具的專(zhuān)業(yè)性、針對性的特點(diǎn)逐漸成為國際、國內企業(yè)直接面對客戶(hù),展示自己的極好工具。與次同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生,既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會(huì ),之后在70年代形成規模,并逐步向專(zhuān)業(yè)化、正規化發(fā)展,80年代末90年代初,展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來(lái)。

  禮儀企劃既是通過(guò)專(zhuān)業(yè)策劃公司的精心策劃,為參加展覽會(huì )的公司提供最完美的參展活動(dòng)設計方案。它包括硬件的展位、展臺布置,以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷(xiāo)活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓及包裝等,使公司的優(yōu)勢最大限度地表現出來(lái)。公司參加展覽會(huì )的主要目的無(wú)非是提高公司的知名度,吸引客戶(hù),洽談合作,在客戶(hù)心目中樹(shù)立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是:先把盡可能多的人吸引過(guò)來(lái)。參展企業(yè)通常把這個(gè)任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來(lái)做。

  如何進(jìn)行展覽禮儀策劃,使企業(yè)在萬(wàn)商云集中能一枝獨秀呢?

  1、要了解展覽會(huì )的類(lèi)型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況;

  2、通過(guò)所掌握的資料進(jìn)行整個(gè)禮儀活動(dòng)的創(chuàng )意策劃。例如要達到影視效果、解說(shuō)效果、配音效果等等;

  3、根據展示風(fēng)格,選擇禮儀小姐是活潑開(kāi)朗型、小巧玲瓏型還是現代表演型模特;

  4、根據選擇的模特進(jìn)行服裝的設計制作,展覽服裝要求新奇悅目,可按創(chuàng )意分為穩重型和明快型?傊艹浞直憩F一個(gè)企業(yè)的特色;

  5、根據創(chuàng )意將模特進(jìn)行分工,例如:解說(shuō)員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓;

  6、展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對展覽的成功有著(zhù)很大影響。 1996年中國國際汽車(chē)展中,世界名車(chē)云集,盛況空前,取得極大成功。在成功的背后,展覽會(huì )中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車(chē)不僅在展臺設計、技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員上花了大力氣,更在禮儀策劃、人員的選擇培訓,服裝的選擇等方面下了功夫。當我們走進(jìn)展覽會(huì ),本田小姐嗓音清澈的解說(shuō),讓人贊嘆不已;福特小姐的現場(chǎng)表演讓人流連忘返,精美的展臺、高雅的小姐,更顯示出汽車(chē)的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車(chē)的品牌、車(chē)型、風(fēng)格、特點(diǎn)巧妙融合,相得益彰,體現出展覽禮儀企劃的精細和獨具匠心。伴隨汽車(chē)展的轟動(dòng)效應,展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。

  提到模特,一般人會(huì )想到時(shí)裝表演,而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認為,展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐,站在那里發(fā)資料嗎?這里僅說(shuō)對了一點(diǎn),漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象,但這些還遠遠不夠,單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特,展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。如:應變能力,動(dòng)聽(tīng)的聲音,流利的解說(shuō)能力,服裝模特的表現能力,豐富的禮儀常識等。有的企業(yè)認為本公司中的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,完全可以應付,就可不需要禮儀企劃——不錯,技術(shù)人員可以應付技術(shù)問(wèn)題,可是技術(shù)人員很難在短時(shí)間內吸引客戶(hù)視線(xiàn),除非技術(shù)人員有著(zhù)模特般的氣質(zhì)與形象。

  關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運用,可以舉個(gè)例子:在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上,美國“TRAE”公司憑著(zhù)出色的展覽設計及禮儀模特企劃,獲得了極大成功——人們紛紛被“TRAE”獨特的展示設計所吸引。在亮麗的背景幕布上,懸掛著(zhù)一張巨幅風(fēng)景畫(huà),象征著(zhù)“TRAE”公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標。在展臺上,兩位美麗動(dòng)人的小姐帶著(zhù)微笑和來(lái)賓合影,一位專(zhuān)業(yè)攝影師用一次成像的相機把這一幕變成永恒。短短幾天,大約4,000人得到了自己與“TRAE”小姐的合影的照片!癟RAE”公司成功的展覽禮儀企劃,一時(shí)被傳為佳話(huà)。

  ■展臺人員訓練

  為了保證良好的展出效率和效果,在配備展臺人員之后,必須對他們進(jìn)行培訓。不論是臨時(shí)雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應當接受培訓。培訓的目的是使展臺人員了解展出目的,掌握展臺工作技巧,培養合作及集體精神。

  如果條件許可就安排比較正規的培訓,至少要在開(kāi)幕前進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作交代和技術(shù)指導。培訓工作可以在選定展臺人員后即著(zhù)手進(jìn)行。比較正規的培訓形式包括籌備會(huì )或培訓班,時(shí)間可以是半天至兩天,但地點(diǎn)要專(zhuān)門(mén)安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具,比如投影儀、講義等。培訓方法要盡量正規,越正規,越顯示組織者的重視,培訓效果也就越好。若有主要負責人參加展覽,也應參加訓練,這對提高訓練效果有利。

  培訓內容要有系統,培訓材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會(huì )、展覽研究機構、展覽咨詢(xún)公司安排專(zhuān)門(mén)的展覽培訓,有專(zhuān)門(mén)的展臺工作培訓教材、錄像帶等,可以購買(mǎi)參考使用。培訓教材應該標明秘密程度,培訓內容和步驟可以分為三部分:

  1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。

  ●首先相互自我介紹,培訓者和接受培訓者自我介紹,不僅要介紹姓名、工作,還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。

  ●展出介紹,包括展覽會(huì )和展臺情況。展覽會(huì )情況,包括名稱(chēng)、地點(diǎn)、展出日期、開(kāi)館時(shí)間、場(chǎng)地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等,展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標觀(guān)眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。

  ●展出活動(dòng)介紹,包括記者招待會(huì )、開(kāi)幕儀式、館日活動(dòng)、貴賓接待活動(dòng)等,并對展臺人員提出相應的工作要求。展品介紹,要詳細介紹每一項展品,其性能、數據、用法、用途等。市場(chǎng)介紹,包括銷(xiāo)售規模、銷(xiāo)售渠道、規章制度、特點(diǎn)習慣和銷(xiāo)售價(jià)格等。

  2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作,并提出要求和標準,必須使展臺上的每一個(gè)人知道、理解展出目的;布置展臺工作,包括觀(guān)眾接待、貿易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續工作等,進(jìn)行分工,提出要求;管理安排,包括工作時(shí)間、輪班安排、每日展臺會(huì )議、記錄管理等;行政安排,包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交,展臺工作準備就是圍繞此開(kāi)展,包括市場(chǎng)調研、準備貨源、準備產(chǎn)品資料、準備貿易條款等。

  3、技術(shù)訓練。主要訓練展臺的接待和推銷(xiāo)技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同,即使是有經(jīng)驗的推銷(xiāo)人員也應接受展臺技巧培訓?梢允褂媚M方式并應準備完善、系統的培訓資料。另外,如果可能,要培養展臺人員認真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。

  ■秩序維護

  對于會(huì )議或展覽而言,無(wú)不希望有良好的秩序。小型會(huì )議(特別是企業(yè)或者)的會(huì )議秩序基本不用控制,但大型會(huì )議及展覽,秩序的控制就顯得很重要。

  大型會(huì )議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制,如果需要保密,代表證可以特制,印制有代表的數碼身份照片,會(huì )場(chǎng)入口設立保安;

  展覽的控制比較復雜,因為展覽主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標。展覽主辦方需要控制的秩序,而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì ),還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì),所以通常會(huì )對所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級別分類(lèi),以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾?刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿(mǎn)足展商信息最大化的需求,現在國外開(kāi)始引入電子名片管理。

  ■資料快速收集利器——電子名片

  傳統的展會(huì )上,少不了的是滿(mǎn)天飛的名片,參展商在每天展會(huì )結束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣,可以使用電子名片。

  所謂電子名片,通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說(shuō)是為參展商和參觀(guān)者特制的參展證。在簽發(fā)該證前,組委會(huì )會(huì )要求參展商或參觀(guān)者輸入個(gè)人資料,包括公司名稱(chēng)、聯(lián)絡(luò )辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等,然后把這些資料存入卡中。同時(shí),組委會(huì )會(huì )購置這類(lèi)磁卡或條形碼的讀取設備供出租,參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后,只需把設備連接到自己的電腦上就可以開(kāi)始使用。買(mǎi)家需要把名片給參展商時(shí),只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設備上劃過(guò),所有資料就會(huì )在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話(huà)的要點(diǎn)記錄在相應備注欄里,做到十分有條理地管理買(mǎi)家資料。

  盡管這些設備比較昂貴,但可以由展會(huì )組委會(huì )統一購買(mǎi)、重復使用,參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì )租用,十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買(mǎi)家都使用電子名片,展覽會(huì )甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場(chǎng)人數。

  ■會(huì )展考察/旅游

  實(shí)際上,會(huì )展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為,當然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調研性質(zhì)的動(dòng)作)。

  1、 真正的商務(wù)考察:此類(lèi)商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排,需要會(huì )展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及向導,可能的話(huà)需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導服務(wù)及后勤保障部門(mén)。

  2、 會(huì )展旅游:一般而言,會(huì )展旅游基本安排短線(xiàn)旅行,旅程很少離開(kāi)會(huì )展舉辦地500公里以上,時(shí)間不會(huì )超過(guò)48小時(shí)(大多數為24小時(shí)以?xún)?。少數旅程可能超過(guò)1000公里以上,時(shí)間可以長(cháng)達一周——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當于旅行社,將提供線(xiàn)路咨詢(xún)、線(xiàn)路包價(jià)購買(mǎi)、導游、景點(diǎn)票務(wù)、車(chē)輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買(mǎi)、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。

  ■展覽設計

  如果說(shuō)展覽是一臺戲,展覽設計就是戲劇的主題思想。有的時(shí)候展商可以自己提出總體要求,而有的時(shí)候,展商可能沒(méi)有提煉,需要展商與中介公司溝通后共同制定。

  現在國內的展覽設計基本上還處于抄襲國外展覽設計的階段,可使用的材料及展商愿意承受的成本也與國際相差甚遠,所以在設計上一般都要考慮成本,其次再考慮創(chuàng )意。

  設計的基本框架應根據展商的行業(yè)屬性、展出參觀(guān)者群體、展覽場(chǎng)地背景以及空間設定,露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。

  展覽設計在造型選擇上是幾乎無(wú)限的,以下是一些經(jīng)驗總結:

  1、造型要考慮展位利用率的最大化;

  2、造型要考慮人流心理及流向;

  3、造型應當符合參觀(guān)對象的審美導向;

  4、造型要考慮施工難度及成本因素;

  5、造型還要考慮安全性。

  在展覽設計上,材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類(lèi)別需要沉穩,而有點(diǎn)展覽需要活潑,有的需要展現科技,有的需要顯示環(huán)保,還有的需要表現藝術(shù)或者人文或者社會(huì )公益,總之,表現的主題對材質(zhì)的選擇是個(gè)考驗,在這方面,會(huì )展中介機構比展商有專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢,F代科技發(fā)展很快,新材料、新光源、新媒體層出不窮,而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設計趨勢及對象的審美導向外,更可以為展商提供成本節約方法。

  ■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用

  盡管中國產(chǎn)品一向以?xún)r(jià)廉物美著(zhù)稱(chēng),但不可否認在整體形象上仍上不了檔次。許多廠(chǎng)家除了在產(chǎn)品的設計和裝潢包裝上下工夫外,往往忽略了參展時(shí)展位的裝飾——這也會(huì )對產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。

  在一些著(zhù)名展會(huì )里,國內企業(yè)的攤位很多仍停留在“三板一桌加兩凳”的水平,呆板且毫無(wú)新意。據統計,在大型展覽里,過(guò)半數的參觀(guān)買(mǎi)家在展場(chǎng)停留的時(shí)間不足8小時(shí)。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買(mǎi)家,在短短的時(shí)間內令買(mǎi)家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過(guò)硬,設計新穎外,別出心裁的攤位設計和裝潢功不可沒(méi)。

  現在流行的展示用具主要有3大類(lèi):一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。

  一次性使用展具一般是由較有實(shí)力和較具創(chuàng )意的展覽工程公司為客戶(hù)度身訂造,所選材料多為木制品,優(yōu)點(diǎn)是可因地制宜,通過(guò)千變萬(wàn)化甚至超越想象,隨心所欲的造型來(lái)充分體現企業(yè)和產(chǎn)品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變,而且單次使用價(jià)格較高,通常不可多次使用。

  循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴,使用者并不必擁有器材的物權,可向專(zhuān)業(yè)展覽工程公司租用。優(yōu)點(diǎn)是結構堅固,器材耐用,通過(guò)鋼制支架拼制造型,在三維視覺(jué)上豐富多變而且可隨時(shí)更改,即使在同一次展會(huì )里亦可每日變樣,不足之處是價(jià)格較高,不易攜帶。

  最普遍使用的要數循環(huán)便攜式展具。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片,既有流暢的整體線(xiàn)條而不必拘于傳統的三面圍板式結構,能較突出地體現公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。這種展具優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格相宜,便于攜帶,標準的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運,十分適合長(cháng)途運輸。外觀(guān)上,它還可以在結構允許范圍內改變開(kāi)頭也可以通過(guò)更新宣傳圖片以配合新產(chǎn)品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化?偟膩(lái)說(shuō),對國內一般廠(chǎng)家參展來(lái)說(shuō),較適合使用第3種便攜式展示用具,只需不多的投入就可打破傳統的形象宣傳方式,而且可循使用。

  ■展臺搭建有什么要注意的?

  成千上萬(wàn)的觀(guān)眾涌進(jìn)展覽會(huì ),看到的是各家廠(chǎng)商各具風(fēng)格的展臺,那多姿多彩的場(chǎng)面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象,就在展覽會(huì )開(kāi)始之前,這里還是一片“有計劃、有組織的”的混亂,運輸車(chē)輛橫七豎八,卡車(chē)司機忙著(zhù)對號入座,參展商等候著(zhù)自己貨物的到來(lái)。展覽會(huì )貨運的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺,這一任務(wù)非行家里手不能勝任。

  多種多樣的展覽會(huì )有各種不同的展品,天上飛的、直升機、地上跑的活動(dòng)物均可入主展覽場(chǎng)地,那么對展覽會(huì )貨運也就有相應不同的要求。參展商應根據貨物的內容和數量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械,或者干脆委托搬運公司。他們可以在展覽專(zhuān)業(yè)代理商那里得到很多有用的建議,因為后者負責搭建過(guò)程和協(xié)調工作,比如在許多供貨商同時(shí)來(lái)到的時(shí)候安排先后順序,他們還出租人力和器械。

  對展覽會(huì )展臺搭建來(lái)說(shuō)一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸,就是說(shuō)按照搭建日期把卡車(chē)直接開(kāi)到展廳里,由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節,可以節約一些相應的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采用這種方式應注意,時(shí)間預算要打得寬松一些,要考慮到種種延誤的可能性,例如:交通阻塞或事故等等。如果數量較小或是提前送貨,則最好集中運輸。在開(kāi)始搭建之前,貨物應運抵展覽代理商處,由他們暫時(shí)儲存貨物,并按照規定的時(shí)間運到展臺位置。需要注意的是,笨重的、占地多的物品最好先行運入現場(chǎng),一般在展館內可以安排一輛汽車(chē)起重機,以便吊卸這些展品,但是如果展臺搭建過(guò)半,這樣的機器就難有用武之地了。

  ■小展位參展如何引人注目

  由于參展企業(yè)自身規模、資金能力等限制,有時(shí)參展只能購買(mǎi)小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引來(lái)觀(guān)眾的目光呢?

  ●使用燈光,盡可能使小展位“耀眼”起來(lái)。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈,否則可租用便攜式照明系統。根據產(chǎn)業(yè)調查,照明可將展覽品認識度提高30%—50%。

  ●強調設計,突出視覺(jué)效應。大企業(yè)通常是采用傳統方式展覽,并且依賴(lài)大規模場(chǎng)地,所以小企業(yè)應該以新穎的設計來(lái)凸顯自己的小展位。

  ●依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產(chǎn)品,避免過(guò)度擁擠或稀松。

  ●善于利用組合式展覽用具,避免用低廉的展覽道具,應該給人“小而精”的感覺(jué),把展位裝潢得有品位。

  ●使用少量且較大的圖片,創(chuàng )造出強烈的視覺(jué)效果——圖片一定要精美,構圖應該是舒適而不失搶眼,創(chuàng )意而不顯凌亂,還有太過(guò)密集或太小的圖片皆不易讀取,同時(shí),限制文字的使用。而且要將圖片放在視線(xiàn)以上,圖片應在自壁板120cm以上的地方開(kāi)始放置。

  ●在保證企業(yè)VI得到忠實(shí)的原則下,展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來(lái),避免易融入背景的中性顏色。

  ●成立完整服務(wù)式展覽展位,熱情接待來(lái)到展位的參觀(guān)者,對他們有問(wèn)必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀(guān)者自己索取而不主動(dòng)詢(xún)問(wèn),不但無(wú)法實(shí)現商家與觀(guān)眾的互動(dòng),也非參展的目的。

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